Ist ein Backup für Microsoft 365 notwendig?

Das Thema Backup ist in Allermunde. In den vergangenen Monaten ist es deutlich geworden, wie wichtig ein Backup ist. Cyberkriminelle versuchen mit Ransomware-Attacken die KMU zu erpressen. KMU sind für solche Angreifer oft ein einfaches Ziel, da sie meist weniger Abwehrmechanismen einsetzen. Fehlt nun zusätzlich auch noch ein Backup, können die Daten nicht wiederhergestellt werden. Dieser Verlust führt zu einem hohen Schaden bis hin zur Aufgabe der Geschäftstätigkeit.

Im aktuellen „Cloud Zeitalter“ speichern Unternehmen ihre Daten vermehrt in der Cloud. Der wohl gängigste Cloud-Anbieter ist Microsoft, mit ihrem Produkt Microsoft 365. Viele Personen denken gerne, dass ein Backup für Microsoft 365 oder Google Workspace überflüssig ist. Microsoft oder Google machen zwar ein internes Backup für dessen gesamte Infrastruktur. Viele glauben, dass dadurch die Cloud Anbieter indirekt auch ihre Daten sichern. Doch kann die Verantwortung für das Backup wirklich pauschal an Microsoft oder Google abgegeben werden?

Was macht Microsoft zum Schutz der Daten in der Cloud?

Microsoft stellt die ganze Server Infrastruktur weltweit zur Verfügung. Wenn bei Microsoft einzelne Server ausfallen, bemerkt man als Endnutzer nicht viel. Microsoft hat die Daten auf mehreren Server gespeichert. Neben der mehrfachen Speicherung der Daten auf verschiedenen Servern bietet Microsoft auch in diversen Anwendungen eine Versionisierung an. Hierbei können Mitarbeitende direkt auf ältere Versionen einer Datei zugreifen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn man eine Datei überschreibt. Ebenfalls bietet Microsoft sogenannte Papierkörbe an. In diesen können Dateien bis zu 30 Tage zwischengelagert werden beziehungsweise sogar 60 Tage für gewisse Dienste. Folglich löscht Microsoft die Daten endgültig.

Nichtsdestotrotz, Microsoft ist lediglich für die Verfügbarkeit Ihre Dienste zuständig. Die Inhalte, beziehungsweise Daten, die auf den Microsoft Diensten gespeichert werden, gehören nicht in die Verantwortlichkeit von Microsoft. Wie Microsoft auch in den Nutzungsbedingungen betonen:

„Viele unserer Dienste ermöglichen es Ihnen, Ihre Inhalte zu speichern oder zu teilen oder von anderen Materialien zu erhalten. Wir beanspruchen keine Eigentumsrechte an Ihren Inhalten. Ihre Inhalte bleiben Ihr Eigentum, und Sie allein sind dafür verantwortlich..“

Microsoft-Servicevertrag

Zusammengefasst stellt Microsoft nur die Verfügbarkeit sicher. Den Schutz ihrer Daten in der Cloud vor internen Risiken sowie anderen externen Risiken, ist dadurch nicht abgedeckt. Zudem ist die gesetzliche Aufbewahrung von gewissen Inhalten ebenfalls nicht gewährleistet .

Auch andere Cloud Anbieter, wie zum Beispiel Google Workspace, handhaben die Verantwortlichkeit für die Daten analog zu Microsoft. Daher ist es ratsam, einen Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen bzw. den Servicevertrag des Cloud Anbieter zu werfen.

Mögliche Beispiele für interne und externe Risiken, die durch Microsoft oder andere Cloud Anbietern nicht geschützt sind:

Interne Risiken

  • unabsichtliches Löschen/Beschädigen von Daten*
  • böswilliges Löschen/Beschädigen von Daten*

*Diese Löschungen kann man rückgängig machen, sofern die fehlenden Daten innerhalb von 60 Tage bemerkt werden.

Externe Risiken

  • Ransomware
  • andere Computerviren

Wann ist ein Backup von Microsoft 365 notwendig?

Microsoft empfiehlt jedem Kunden, regelmässig Sicherungen zu erstellen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, regelmässig Sicherungskopien Ihrer Inhalte zu erstellen. Microsoft kann nicht für Ihre Inhalte oder die Materialien verantwortlich gemacht werden, die andere unter Verwendung unserer Dienste hochladen, speichern oder teilen.

Microsoft-Servicevertrag

Grundsätzlich ist für alle Dateien die für das Unternehmen wichtig sind, eine Sicherung zu machen. Das gilt auch, wenn die Daten in der Cloud sind. Unabhängig davon, ob man Microsoft 365 Business, Google Workspace oder andere Cloudspeicher verwendet. Es sollten dabei nicht nur Daten die sich auf SharePoint, OneDrive oder Google Drive befinden gesichert werden. Ebenfalls sollten auch E-Mails, Chatverläufe, Kalendereinträge oder Listen gesichert werden. Ein Verlust dieser Daten kann für einige Unternehmen, egal welcher Grösse, einen immensen Schaden anrichten. Wir empfehlen jedem Kunden, eine Sicherung von Microsoft 365 oder Google Workspace zu machen. Zumindest von denjenigen Daten, die am wichtigsten für das Unternehmen sind.

Natürlich entstehen durch das Backup kosten, diese sind allerdings überschau- und planbar. Die Kosten bei einem Verlust der Daten sind in den meisten Fällen deutlich höher.

Schlussendlich kann ich mit Sicherheit sagen, dass die Verantwortung der Daten nicht pauschal an den Cloud Anbieter abgegeben werden darf. Gerne unterstützen wir Sie bei der Konzipierung, Umsetzung sowie Betreuung ihrer Cloud-Backup-Strategie.

Unsere Lösung für ein Microsoft 365 oder Google Workspace Backup

Wir bieten verschiedene Möglichkeiten zur Sicherung des Microsoft 365 Tenant oder den Google Workspace an. Dabei bieten wir Cloud to On Premise sowie Cloud to Cloud Lösungen an. Unsere Lösungen sind flexibel und skalierbar, damit können wir für jeden Kunden die passende Lösung finden. Vom Kunden, der Backups selbst verwalten möchte, bis zum Kunden, der zurücklehnen möchte und sich nicht um Backups kümmern möchte.

Cloud to Cloud – Backup

Diejenigen Kunden, die keine Infrastruktur besitzen oder haben möchten, eignet sich das Model „Cloud to Cloud“. Cloud to Cloud ist eine Lösung, bei der die Daten in Schweizer Rechenzentren gesichert werden. Sie müssen daher keine teure Hardware anschaffen und diese kostenintensiv Pflegen. Dadurch können Sie Ihre „Cloud only“ Strategie weiterhin verfolgen und den Aufwand sowie die Kosten reduzieren. Sie bezahlen lediglich eine monatliche Gebühr, die abhängig von der Grösse der Daten ist.

Cloud to on Premise – Backup

Für Kunden, die das Backup trotzdem lieber in den eigenen Geschäftsräumlichkeiten haben möchte, eignet sich das Model „Cloud to on Premise“. Bei dieser Lösung werden die Daten aus der Cloud auf eine lokales Speichergerät (meistens NAS) gesichert. Diese Variante ist die teurere Variante, da der Pflegeaufwand sowie die Anschaffungskosten deutlich höher sind.

Haben Sie Fragen zum Thema Backup? Dann melden Sie sich bei uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.

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